FILING SISTEM NOMOR (Numeric Filing System)

Filing system nomor adalah system kearsipan yang dalam penyimpanan daiti, lebih teln penyusunan surat atau warkat dengan memakai nomor secara berurutan mulai dari nomor terkecil sampai nomor terbesar.

Ada beberapa kelebihan filing system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
2. Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
3. Sederhana dan mudah dilaksanaka.
4. Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
5. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
6. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Adapun kelemahannya, di antaranya.

1. Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
2. Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
3. Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.

Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal Digit.

1. a.      Filing system Nomor Dewey

Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam system ini yang harus dilakukan meliputi hal-hal berikut.

1)      Merancang daftar klasifikasi nomor

Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persialan kegiatan yang terdapat dalam kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.

Daftar klasifikasi nomor ini bermanfaat sebagai pedoman:

a)      Dalam pemberian nomor kode

b)      Untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan.

Ada tiga lajur dalam daftar klasifikasi nomor ini.

a)      Lajur Pembagian Utama (disebut juga lajur kelompok besar)

Pada lajur ini ada 10 pembagian kegiatan pokok kantor/perusahaan dengan nomor kode sebagai berikut.

000            Pendidikan dan Latihan

100            Keuangan

200            Personalia

300            Pembangunan

400            Koperasi

500            Produksi

600            Pemasaran

700            Penelitian dan Laboratorium

800            Perlengkapan

900            Pengangkutan dan perbekalan

Jika kegiantan pokok lebih dari 10, maka perlu penggabungan dan dicari judul lain yang mencakup persoalan tersebut, sehingga jumlah kelompok persoalan tetap 10 kelompok. Kemudian masing-masing kelompok pembagian utama ini dibagi menjadi 10 bagian, disebut kelompok pembagian pembantu.

b)      Lajur Pembagian Pembantu (sub kelompok)

Lajur kelompok ini terdiri dari 10 uraian/persoalan. Jika belum ada atau belum lengkap 10, hendaknya tetap dibagi 10 kelompok dan pada kolom yang belum ada, disiapkan sebagai cadangan. Untuk lebih jelasnya lihat contoh di bawah ini (mengambil sampel bagian Personalia nomor kode 200).

200            Personalia

210            Formasi

220            Pemilihan Personal/Tenaga Kerja

230            Tata Tertib/Disiplin Kerja Pegawai

240            Ujian Jabatan

250            Kenaikan Pangkat

260            Cuti

270            Mutasi

280            Pemberhentian Kerja

290            Pensiun

Lalu kelompok ini bisa diuraikan lagi masing-masing menjadi 10 pembagian keci, seperti contoh berikut (dari pembagian Cuti, nomor kode 260)/

260            Cuti

261            Cuti Besar

262            Cuti Tahunan

263            Cuti Sakit

264            Cuti Kawin

265            Cuti Hamil

266            Cuti di luar tanggungan Negara/Perusahaan

267            Cuti karena kematian

268            Cuti karena ujian dinas

269            Cuti karena menunaikan ibadah haji

Dalam system Dewey, hal ini perlu diperhatikan dengan seksama kode angka yang terdapat dalam surat. Yang harus diingat ialah pembagian kelompok besar. Dengan melihat kepala angka kode surat, kita sudah bisa menentukan surat masuk ke kelompok mana. Misalnya, bila kepala angka menunjukan angka 1, ini termasuk urusan Keuangan, bila angka 3 ini berarti kelompok Pembangunan, dan seterusnya.

2)      Menyiapkan dan menyusun perlengkapan

Perlengkapan yang harus dipersiapkan meliputi hal-hal berikut.

a)      Filing cabinet, yang berlaci 10. Tiap laci diberi nomor kode, seperti tercantum di bawah ini:

000	500
100	600
200	700
300	800
400	900

Berdasarkan daftar klasifikasi, judul laci berpedoman kepada nomor daro pembagian utama (kelompok besar) mulai nomor 000 sampai 900. Demikian pula isi pokok masalah perlu disesuaikan dengan daftar indeks.

b)      Guide, untuk tiap laci diperlukan 10 guide sehingga dibutuhkan guide sebanyak 100 buah. Misalnya, untuk laci 100 di belakangnya disusun guide bernomor 000, 010, 020, … sampai 090. Untuk laci 100 dibelakangnya disusun guide bernomor 100, 110, 120, … sampai 190. Dan seterusnya sampai pada laci 900. Di belakangnya disusun guide bernomor 900, 910, 920, 920, … sampai 990.

c)      Map folder, yang diperlukan 10 buah untuk tiap guide. Jadi, folder yang dibutuhkan sebanyak 1000 buah. Folder disusun di belakang guide, untuk guide bernomor 000 di belakangnya disusun folder berkode 000, 001,002, … sampai 009. Di belakang guide bernomor 010 disusun folder berkode 010, 011, 012, … sampai 019, dan seterusnya sampai guide bernomor 990 yang belakangnya disusun folder berkode 990, 991, 992, … sampai 999. Di dalam folder inilah terdapat surat-surat yang disusun secara berurutan dengan surat paling baru memakai nomor paling besar, misalnya terdapat urutan surat 011.4, 011.3, 011.2, 011.1. Hal ini berarti surat bernomor 011.4 merupakan surat terbaru.

d)     Kartu indeks, yang berisi identitas surat seperti nama, tanggal, nomor, perihal, dan kode surat. Kartu indeks berfungsi untuk mempermudah dalam penemuan kembali surat.

e)      Kotak kartu, berfungsi menyimpan kartu indeks.

f)       Rak sortir, berfungsi untuk menyortir surat-surat yang akan disimpan.

3)      Penyimpanan Surat

Dalam system Dewey ini langkah-langkah menyimpan surat adalah sebagai berikut.

a)      Baca surat dengan teliti dan cermat untuk mengetahui perihal pokok surat.

b)      Beri nomor kode pada surat berdasarkan daftar klasifikasi. Misalnya, surat mengenai cuti hamil berkode 265, jika surat merupakan yang pertama maka kodenya adalah 265.1, surat kedua berkode 265.2 dan seterusnya.

c)      Kemudian surat dicatat dalam kartu indeks.

d)     Setelah dicatat, kartu indeks disimpan pada kotak kartu dan surat disimpan pada tempat yang sesuai kodenya. Misalnya, surat bernomor 265.1 disimpan pada laci nomor 200, di belakang guide 260 dalam folder 265 di urutan pertama.

1. b.      Filing system Nomor Terminal

Filing system nomor terminal digit adalah system kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.

Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.

1)      Menyiapkan perlengkapan

Yang perlu disiapkan meliputi hal-hal berikut.

a)      Buku arsip (di bawah ini contoh kolom buku arsip)

No. Urut	Tanggal Penyimpanan	Judul Surat	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perihal Surat	Ket.

Surat pertama dicatat dalam buku arsip dengan nomor kode 0001, surat kedua 0002, surat ketiga 0003, dan seterusnya.

b)      Filing cabinet, yang mempunyai lacci 10, pada laci dicantumkan kode-kode berikut.

–          Laci pertama diberi kode 00-09

–          Laci kedua diberi kode 10-19

–          … dan seterusnya sampai …

–          Laci kesepuluh, berkode 90-99

c)      Guide. Tiap laci dipasaang guide berkode sesuai urutan nomor. Contoh: Laci berkode 00-09 di dalamnya dipasang guide bernomor 00, 01, … sampai 09.

d)     Map folder. Tiap folder ditempatkan di belakang guide sebanyak 10 buah dengan nomor berurutan mulai dari 0, 1, 2, … sampai 9. Agar folder-folder tidak tertukar satu sama lainnya pada guide berbeda, maka tiap-tiap folder diberi kode guidenya, contohnya: di belakang guide berkode 00, foldernya diberi kode 00/0, 00/1, 00/2, … sampai 00/9

e)      Kartu indeks, kotak kartu, dan rak sortir.

2)      Penyimpanan surat

Prosedur penyimpanan surat dapat dilakukan sebagai berikut.

a)      Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.

b)      Surat diberi nomor kode dan diindeks untuk menentukan pada laci berapa, guide dan folder mana surat akan disimpan. Cara mengindeks nomor kode dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit.

–          Unit I        : diambil dua angka dari depan, sebagai petunjuk nomor laci dan nomor guide

–          Unit II       : diambil satu angka setelah Unit I, petunjuk nomor map.

–          Unit III     : diambil seluruh angka setelah Unit II, sebagai penentu urutan surat dalam map/folder.

Contoh: Surat bernomor 1968 akan disimpan pda laci 10-19, pada guide 19 (Unit I), dalam map/folder 6 (Unit II), pada perihal/urutan 8 (Unit III).

c)      Setelah pemberian nomor dan diindeks, surat disimpan pada laci sesuai dengan nomor kodenya.

Penemuan Kembali Arsip Dalam Sistem Nomor

Kearsipan system nomor merupakan system kearsipan berdasarkan nomor secara berurutan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar. Oleh karena ini, kode arsip ditentukan berdasarkan nomor.

1. a.      Penemuan arsip dalam system nomor Dewey

Pada system dewey ini, penemuan kembali arsip dapat ditempuh prosedur sebagai berikut.

1)      Carilah kartu indeks dalam kotak kartu sesuai dengan pokok masalah yang kita inginkan.

2)      Lihatlah kode surat pada kartu indeks tersebut.

3)      Dengan kode surat, carilah tempat penyimpanan arsip. Misalnya, pokok masalahnya adalah cuti kawin dengan nomor kode 264.1. Surat tersebut berada pada laci bernomor 200, di belakang guide berkode 260, di dalam folder berkode 264, dengan urutan surat pertama.

4)      Jika tempatnya sudah ditemukan, carulah dan ambilah surat yang kita perlukan.

1. b.      Penemuan arsip dalam system nomor Terminal Digit

Pada system ini, prosedur penemuan arsip adlah sebagai berikut:

1)      Carilah perihal surat pada buku arsip. Lihatlah nomor kodenya.

2)      Dengan nomor kode, cari tempat penyimpanan sesuai nomor kode tersebut dan carilah surat sesuai dengan urutannya.

3)      Bila sudah ditemukan, ambilah surat yang kita perlukan.

SISTEM PENYIMPANAN SURAT

A.      SISTEM NOMOR (NUMBERIC SYSTEM)

       Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1.    Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

     Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang    bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a.    Perlengkapan yang diperlukan :

-       Filling cabinet

-       Guide

-       Folder

b.   Daftar klasifikasi nomor

c.    Kartu kendali

Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

-       Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

-    Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

-    Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

-       Sebagai pedoman pemberian kode surat

-       Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

-       Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

-       Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder

-       Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

Cara penyimpanan surat

-       Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

-       Memberi kode surat

-       Mencatat surat kedalam kartu kendali

-       Mencatat surat pada kartu indeks

-       Menyimpan surat

-       Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

-       Menyimpan kartu kendali

2.    Sistem nomor menurut Terminal Digit

     Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

     Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

-       Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

-       Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

-       Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

a.    Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

b.    Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

c.    Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

-       Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3.    Sistem Nomor Middle Digit

     Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4.    Sistem nomor Soundex (phonetic system)

     Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

     Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

B.       SISTEM GEOGRAFIS / WILAYAH (GEOGRAFIS SYSTEM)

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

-       Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

-       Penyimpanan surat melalui prosedur

a.    Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b.   Membaca surat

c.    Memberi kode surat

d.   Mencatat surat pada kartu kendali

e.    Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f.    Menyimpan surat

g.   Menyimpan kartu kendali

-       Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk

1.         Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif

2.         Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.

3.         Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.

4.         Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan yang disusun menurut daerah.

5.          Penjualan melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.

6.         Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.

7.         Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau koktamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)

8.         Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.

9.          Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.

10.     Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.

11.     Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Menjid, atau Yayasan social.

Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah

1.    Merancang Klasifikasi Wilayah

Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.

DAFTAR KLASIFIKASI

B- 1      = Bandung                                      J-1       = Jakarta

     2      = Banjarmasin                                     2     = Jambi

     3      = Bogor

C- 1      = Cianjur                                         M-1     = Malang

     2      = Cilacap                                      2     = Medan

Kartu Klaper

Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.

Contoh kartu klaper surat masuk

No Urut	Nomor Surat	Tanggal Surat	Perusahaan / Instansi	Isi surat
01	1134 AW/SMK-IBG/I/2008	24/1/2008	SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA	Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC

2.    Menyiapkan jenis perlengkapan

-       Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll.

-       Guide, Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.

-       Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.

-       Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan

-       Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.

3.    Menyimpan dan menemukan kembali arsip

4.    Pemberian Kode Surat

Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper

5.    Penyimpanan Surat

     Sisterm wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.

6.    Penyimpanan filing system wilayah murni

     Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.

7.    Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan Filing system abjad. Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)

8.    Penemuan kembali arsip

Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut;

1.    Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.

2.    Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung

Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu :

·       Keuntungan

1.      Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks

2.      Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas

3.      Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.

4.      Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.

·       Kerugiannya:

1.    Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.

2.    Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.

3.    Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).

4.    Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

C.      SISTEM TANGGAL (CHRONOLOGIS SYSTEM)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

-     Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

-     Pembagian sistem tanggal

a.    Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b.   Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c.    Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

-     Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a.    Laci menggambarkan tahun

b.   Guide menggambarkan bulan

c.    Folder menggambarkan tanggal

Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.

C. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- Guide- Folderb. Daftar klasifikasi nomorc. Kartu kendaliDalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode surat- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya- Memberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal DigitDidalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle DigitSistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

Lingkungan kantor

ARTI LINGKUNGAN KANTOR (LINGKUNGANFISIK DAN LINGKUNGAN NON FISIK)
a. Lingkungan Fisik
1) Pengertian lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142).
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183).
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.
2) Faktor-faktor lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.
Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut :
a) Pewarnaan
b) Penerangan
c) Udara
d) Suara bising
e) Ruang gerak
f) Keamanan
g) Kebersihan
h) Musik
Berdasarkan faktor-faktor di atas dapat dijabarkan sebagai berikut :
1) Pewarnaan
Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut.
Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putuh, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan.
Sistem penerangan yang mempergunakan dinding atau sebagai pembaur sinar, kembali dapat mempengaruhi warna yang dipergunakan dalam ruangan kerja karyawan, sehingga dapat menimbulkan penerangan yang baik di dalam ruangan kerja tersebut.
2) Penerangan
Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.
Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan, walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses produksi. Disamping faktor penerangan, faktor-faktor lain juga harus diperhatikan.
3) Udara
Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di bawah 21oC untuk menekan kelembaban.
4) Suara bising
Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun.
Kemampuan perusahaan di dalam menyediakan dana untuk keperluan pengendalian suara bising tersebut, juga merupakan salah satu faktor yang menentukan pilihan cara pengendalian suara bising dalam suatu perusahaan.
Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti:
a) Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis.
b) Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut.
c) Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.
5) Ruang gerak
Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.
Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian ruang gerak di dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik, dan begitu juga sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan mengakibatkan pemborosan biaya.
Oleh karena itu ruang gerak untuk tempat karyaw

Diposkan oleh ribut-hendra di 09.40

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Link ke posting ini

Buat sebuah Link

Posting Lama Beranda

Langganan: Poskan Komentar (Atom)

Peluang Bisnis Anda

PERUT KEMPES DALAM 3 HARI..! Simpelet 3	Cara MERAPATKAN VAGINA 100% AMPUH
TURUN 3-5 KG dalam SEMINGGU..! Simpelet 3	Suami Bilang Vagina KENDOR?
KumpulBlogger.com:Demo Targeted Ads

dapatkan FREE

Ads Powered by:KumpulBlogger.com Demo Targeted Ads

ARTI LINGKUNGAN KANTOR

Pengertian Lingkungan Kantor
Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya.
Lingkungan Kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya dan menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.
Lingkungan Kantor di golongkan menjadi 2, yaitu :
a. Lingkungan Fisik
1) Pengertian lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142).
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183).
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.
2) Faktor-faktor lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.


b. Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut :
a) Pewarnaan
b) Penerangan
c) Udara
d) Suara bising
e) Ruang gerak
f) Keamanan
g) Kebersihan


c. Berdasarkan faktor-faktor di atas dapat dijabarkan sebagai berikut :
1) Pewarnaan
Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut.
Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putuh, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan.
Sistem penerangan yang mempergunakan dinding atau sebagai pembaur sinar, kembali dapat mempengaruhi warna yang dipergunakan dalam ruangan kerja karyawan, sehingga dapat menimbulkan penerangan yang baik di dalam ruangan kerja tersebut.
2) Penerangan
Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.
Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan, walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses produksi. Disamping faktor penerangan, faktor-faktor lain juga harus diperhatikan.
3) Udara
Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di bawah 21oC untuk menekan kelembaban.
4) Suara bising
Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun.
Kemampuan perusahaan di dalam menyediakan dana untuk keperluan pengendalian suara bising tersebut, juga merupakan salah satu faktor yang menentukan pilihan cara pengendalian suara bising dalam suatu perusahaan.
Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti:
a) Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis.
b) Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut.
c) Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.
5) Ruang gerak
Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.
Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian ruang gerak di dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik, dan begitu juga sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan mengakibatkan pemborosan biaya.
Oleh karena itu ruang gerak untuk tempat karyawan.
6. Keamanan Kantor
Beberapa tips di bawah ini mungkin bisa dicoba, yaitu:
1. Memakai sistem keamanan yang bagus. Hal penting yang harus dimiliki oleh sebuah kantor adalah sistem keamanannya yang bagus. Ya, kantor harus memiliki sistem keamanan yang bagus dan memadai sehingga terhindar dari niat jahat. Oleh sebab itu sebelum kantor kita tinggalkan untuk mudik, maka yang harus kita lakukan adalah benar-benar memastikan bahwa kantor kita memiliki sistem keamanan yang bagus. Bila belum memiliki, sebaiknya kita segera memfasilitasinya, karena hal tersebut untuk tujuan jangka panjang. Beberapa sistem keamanan yang bisa kita pakai yaitu: CCTV dan sirine tanda bahaya. Beberapa kantor di luar negeri bahkan menggunakan sistem identifikasi dengan menggunakan kornea mata, sehingga hanya orang-orang yang dikenal sajalah yang bisa masuk. Namun sistem ini tidak mungkin digunakan di Indonesia karena biayanya masih sangat mahal.
2. Memperkerjakan security guard. Di kantor biasanya terdapat security. Dan pada saat hari besar seperti lebaran dimana sebagian karyawannya mudik, maka seharusnya ada beberapa security yang memiliki fisik yang kuat yang dipekerjakan selama lebaran. Tentunya kantor juga harus memberikan kompensasi yang besar untuk pengorbanan mereka yang rela mengorbankan waktunya dengan keluarga untuk menjaga kantor. Tak jarang pula tindak kejahatan di kantor dilakukan oleh orang dalam atau orang luar yang bekerja sama dengan orang dalam. Oleh sebab itu, dalam menugasi security seharusnya juga teliti dan benar-benar jeli. Jangan sampai memilih security yang tidak dapat dipercaya.
3. Menyimpan semua peralatan di dalam brankas. Sepertinya setiap kantor memiliki brankas untuk tempat menyimpan benda-benda penting dan berharga. Oleh sebab itu, kita harus memastikan apakah sebelum kita pergi semua benda-benda berharga sudah disimpan dengan baik dan benar di dalam brankas.
4. Meminta bantuan polisi. Bukannya tindakan yang berlebihan bila kita meminta bantuan polisi, namanya juga tindakan preventif. Apalagi bila kantor kita berskala besar, tentu hal seperti ini sudah menjadi sesuatu yang lumrah dan wajar. Tugas polisi yang kita perbantukan adalah mengecek kantor kita selama kita pergi.
5. Tak semua karyawan libur. Kita juga bisa memberlakukan piket karyawan selama lebaran. Sehingga yang diberi tugas untuk “menjaga” kantor tak hanya security namun juga karyawan yang sedang bertugas. Para perampok biasanya akan merasa memiliki peluang yang tinggi bila mobilitas di suatu perusahaan biasa-biasa saja atau tidak terlalu tinggi. Sebaliknya, bila dalam kantor atau perusahaan tersebut memiliki kegiatan yang padat meski tak sepadat hari kerja seperti biasanya, perampok akan berpikir dua kali untuk melakukan tindak kejahatan.
6. Segera masuk kantor untuk mengecek. Bila urusan keluarga yaitu mudik lebaran kita sudah selesai, sebaiknya kita segera masuk kantor untuk mengecek semuanya. Biasanya bila pemilik tidak ada, beberapa karyawan atau security yang dipekerjakan akan merasa aman dan “bebas” melakukan apa saja, bahkan mungkin yang dilarang. Bukannya kita mencurigai mereka, namun hal ini adalah masalah antisipasi semata. Bukankah kita tak boleh terlalu percaya dengan orang lain. Oleh sebab itu, sebagai pemilik perusahaan, bila kita sudah selesai mudik sebaiknya kita segera masuk ke kantor. Sekalipun aktivitas ekonomi tidak seperti biasanya dan masih belum dalam suasana formal, namun setidaknya mereka (para karyawan yang piket) akan merasa bahwa pemilik perusahaan care dan niat untuk menyelewengkan tugas akan terhempas dengan sendirinya.
7. Kebersihan Kantor
Kebersihan pangkal kesehatan. Kata-kata ini sudah tidak asing lagi bagi kita. Bahkan dalam sebuah hadist dikatakan Annazafatu minal iman yang artinya kebersihan itu sebagian dari iman. Dalam ayat lain dalam Al-Quran juga dinyatakan bahwa Allah itu Maha Indah dan sangat menyukai keindahan. Dengan demikian jelaslah bagi kita semua bahwa tidak saja hanya Presiden atau Pemerintah, Allah pun menyuruh kita untuk menjaga kebersihan baik kebersihan diri pribadi maupun kebersihan lingkungan.
Tujuan kebersihan kantor adalah untuk ;
1.Menciptakan lingkungan kantor yang bersih, rapi, indah dan bersahaja.
2.Menanamkan kesadaran pada diri karyawan bahwa sampah harus dibuang pada tempat sampah.
3.Menumbuhkan rasa tanggung jawab dalam diri bahwa kebersihan kantor adalah tanggung jawab bersama.
4.Meningkatkan kebersihan diri pribadi karyawan mulai dari kebersihan badan, pakaian dan alat-alat kantor. 5.Ikut berpartisipasi dalam menjaga lingkungan tempat mereka tinggal.

1. Lingkungan Fisik Kantor

Lingkungan fisik kantor adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor.

a)      Persyaratan lingkungan fisik Kantor

Adapun persyaratan lingkungan fisik yang harus diusahakan oleh setiap kantor adalah sebagai berikut:

• Kebersihan

Kebersihan meliputi bangunan, perlengkapan, dan perabotan yang ada di lingkungan kantor harus dipelihara kebersihannya.

• Luas Ruang Kantor

Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap pegawai, minimal (3,7 meter persegi)

• Suhu Udara

Temperature yang layak harus dipertahankan dalam ruangan kerja minimal 16 derajat celcius.

• Ventilasi

Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.

• Penerangan Cahaya

Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus ada dalam ruang kerja, sedangkan peralatan

• Fasilitas Kesehatan

Kamar kecil, toilet, dll harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya.

• Fasilitas Cuci

Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk disediakan seperlunya.

• Air Minum

Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus.

• Tempat Pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian basah.

• Tempat Duduk

Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki.

• Lantai, Gang, Dan Tangga

Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan untuk tangan dan bagian yang terbuka diberi pagar.

• Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus terlatih.

• Beban Berat

Pegawai tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat menyebabkan kecelakaan.

• Pertolongan Pertama

Dalam ruangan kerja harus disediakan kotak obat – obatan sebagai pertolongan pertama untuk pegawai apabila ada pegawai yang mengalami sakit atau luka akibat bekerja.

• Penjagaan Kebakaran

Di dalam kantor harus disediakan alat untuk memadamkan kebakaran baik itu lonceng ataupun alarm.

• Pemberitauan Kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebabkan kematian atau absen pegawai lebih dari 1 minggu harus dilaporkan kepada pihak berwajib.

b)      Pentingnya Lingkungan fisik kantor

• Mempengaruhi kesehatan pegawai (pengaruh penerangan yang jelek terhadap penglihatan, suara yang gaduh terhadap syaraf, terlalu banyak orang terhadap semangat kerja dan angin terhadap kesehatan badan)
• Pengaruhnya terhadap efisiensi kantor (penerangan) yang jelek mengakibatkan kesalahan – kesalahan, suara yang gaduh, pemanasan, dan ventilasi yang jelek dapat menimbulkan kekacauan (Moekijat,1997).

2. Lingkungan Social Kantor

Lingkungan social kantor telah menujukkan pada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor. Hubungan yang terjadi dalam sebuah kantor akan menentukan kelancaran tugas untuk mencapai tujuan. Tata hubungan itu lazimnya dikenal dengan komunikasi administrasi atau komunikasi organisasi.

Ditinjau dari sasaran komunikasi dan tujuannya dapat dibedakan menjadi:

• Komunikasi Formal

Komunikasi ini dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa apapun istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. Situasi formal misalnya pada rapat, seminar, lokakarya, pembelajaran di kelas, dll.

• Komunikasi Informal

Komunikasi informal terjadi dalam hubungan keseharian baik antar sejawat maupun dengan bawahan

• Komunikasi Eksternal

Komunikasi eksternal yang terjadi antar pihak lembaga kantor dengan pihak – pihak diluar lembaga kerja. Atau dengan kata lain sebagai hubungan lembaga dengan mitra kerja.

• Komunikasi Internal

Komunikasi ini menunjuk pada komunikatornya maksudnya orang – orang yang terlibat masih dalam lingkup satu kantor.

• Komunikasi Vertikal

Komunikasi yang menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi, contohnya hubungan antar rector dengan karyawan, rector dengan para dosen, direktur dengan cleaning service.

• Komunikasi Horizontal

Merupakan komunikasi yang terjadi antar teman sejawat. Contoh lain antar dekan di lingkungan PT. antar ketua jurusan di lingkungan fakultas.