MAKALAH OTOMATISASI PERKANTORAN

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar belakang

            Seiring berkembangnya Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK), peranansistem informasi dalam suatu organisasi tidak diragukan lagi.

Dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah perusahaan memilikikeunggulan kompetitif.

           

            Sekarang ini teknologi informasi melesat dengan cepat, keberadaan sisteminformasi juga berperan penting dalam sebuah perusahaan agar dapat bersaingdengan perusahaan lain di era globalisasi seperti saat ini.

            Otomatisasi kantor juga memberikan fasilitas tugas. Tugas pemrosesan informasi sehari hari di dalam perkantoran dan organisasi bisnis. Suatu perusahaan dalam mengembangkan pemrosen data dibutuhkan suatukecepatan dalam pemrosen data menjadi sebuah informasi

Karena bagaimanapun kita dituntut untuk memberikan yang terbaik dalam waktuyang seefisien mungkin sehingga bisa memberikan suatu kepuasan, baik untukperusahaan maupun pelanggan perusahaan.

1.2      Rumusan Masalah

1.           Apa yg dimaksud otomatisasi perkantoran?

2.           Apa tujuan dari otomatisasi perkantoran ?

3.           Apa manfaat dari otomatisasi perkantoran ?

4.           Siapa saja pengguna otomatisasi perkantoran ?

5.           Apa saja aplikasi otomatisasi perkantoran ?

6.           Apa saja macam-macam system otomatisasi kantor?

7.           Apa kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkartoran ?

8.           Apa  saja dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran?

9.           Bagaimana model otomatisasi perkantoran?

1.3      Tujuan

1.           Untuk mengetahui pengertian otomatisasi perkantoran

2.            Untuk mengetahui tujuan dari otomatisasi perkantoran

3.           Untuk mengetahui manfaat dari otomatisasi perkantoran

4.           Untuk mengetahui pengguna otomatisasi perkantoran

5.           Untuk mengetahui aplikasi otomatisasi perkantoran

6.           Untuk mengetahui macam-macam system otomatisasi kantor

7.           Untuk mengetahui kerugian dan keuntungan dari penerapan otomatisasi perkantoran

8.           Untuk mengetahui dampak positif dan negative otomatisasi perkantoran

9.           Untuk mengetahui model otomatisasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

1.           PENGERTIAN OTOMATISASI KANTOR.

            Otomatisasi Perkantoran adalah semua sistem informasi formal dan informal terutama yang berkaitandengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda didalam maupun di luar perusahaan.Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologitinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processinguntuk menjelaskan kegiatan devisi mesin TIK listriknya.

           

             Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBMmemasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yangdapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.Kata "Otomatisasi" ini sendiri memiliki pengertian penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisikyang biasa dilakukan oleh manusia. Otomatisasi kantor biasanya dikenal dengan istilah OfficeAutomation atau OA.Read More

2.           TUJUAN OTOMATISASI PERKANTORAN

           

            OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:1.\

Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputermenunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajeruntuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.3.

           

            Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional- percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet,satelit, dll.5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automationmemungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebihbaik.

3.           MANFAAT  OTOMATISASI  PERKANTORAN

            Agar siswa lebih tahu dalam hal pemanfaatan sistem otomatisasi kantor yangmampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebihcepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.

            Pendapatan yang lebih tinggi & penghindaran biaya. Kompter  tidak menggantikan pekerjaan saat ini, tetapin computer menunda penambahan pegawai yang di pelukan untuk menangani beban kerja yang bertambah. Pemecahan masalah kelompok/tim. Cara OA berkontribusi ke dan dari manager membuatnya  sangat cocok di terapkan untuk pemecahan masalah kelompok. Pelengkap bukan pengganti. Suatu cara berkomunikasi bisnis, OA (Office Automation) bukan tanpa keterbatasan.

4.           PENGGUNA OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    Manajer , adalah orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

B.     Professional, orang yang tidak mengelola orang lain tetapi menyumbang keahlian khusus yang membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administrative, contohnya pembeli, wiraniaga dan lain-lain.

C.    Sekretaris, biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas, seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan.

D.    Pegawai administratif, biasanya bertugas melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan

5.     APLIKASI OTOMATISASI KANTOR

Berikut adalah beberapa aplikasi otomatisasi kantor yang sering digunakan :

1.Pengolahan Kata (Word Processing)

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak. Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif. Contoh : Ms Word

2.Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional

3.Voice Mail

Voice mail persis sama dengan electronic mail. Perbedaannya ketika akan  hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.

4.Transmisi faximile (Fax)

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan (jalur telepon sebagai channel, mengoperasikannya seperti mesin foto kopi.

5.Konferensi Audio (Audio Conference)

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio conferencing adalah aplikasi OA pertama yang masih banyak digunakan. Hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah. Daya tarik konfrensi audio :

1. Biaya peralatan yang diperlukan terjangkau

1. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon

1. Menghemat waktu persiapan

6.     MACAM – MACAM SYSTEM OTOMATISASI KANTOR

A.    System Komunikasi Elektonik

                System komunikasi elektronik (electronic communication system ) merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grupkerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voicemail, facsimile dan bulletin board system.Bulletin board system (BBS) adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yangmemungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dandidesain oleh orang lain

B.   System Kolaborasi Elektronik

            Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukarankomunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakanuntuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam systemkolaborasi adalah teleconference dan telecommuting.Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerjadari jarak jauh dengan kantornya

C.     System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik

               

                System publikasi elektronik (electronic publishing system) adalah penggunaan teknologiinformasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi darisystem pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonikdocument management, presentase graphics dan multimedia presentation.Elektonik document management (EDM) merupakana system penyimpanan documentyang membentuk basis data imej (image database) yang nantinya dapat diakses dandiproses kembali.Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan.Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapimemungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks,grafik, foto, suara dan video.

D.    System Pengolahan Kantor 

            System pengolahan kantor (office management systems) merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikanaktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktopaccessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik.Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad,daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.

E.     System Elektronik Formal

            System Elektronik Formal didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruhperusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM

F.      System Elektronik Informal

            System Elektronik Informaltidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saatdiperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS

7.     KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN OTOMATISASI PERKANTORAN

A.    KEUNTUNGAN PENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.      Meningkatkan Produktifitas Kerja

2.      Meningkatkan Efisiensi Waktu dan Tenaga

3.      Alur Informasi Dalam Kantor menjadi semakin cepat  Dll

B.     KERUGIAN APENGGUNAAN OTOMATISASI PERKANTORAN  :

1.      Menjadi Ketergantungan akan teknologi

2.      Akan adanya penggantian kerja yang dulunya dilakukan oleh manusia sekarang dilakukan oleh system OA

3.      Banyaknya ahli-ahli komuter yang tidak bertanggung jawab yang bisa merugikan perusahaan seperti pencurian data rahasia.

8.     DAMPAK POSITIF DAN NEGATIVE OTOMATISASI PERKANTORAN

A.     DAMPAK POSITIF OTOMATISASI KANTOR

Mendorong untuk belajar keterampilan baru. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesin-mesin. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.  Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan, teknologi/elektronik, programmer dan rekayasa software. Kesempatan untuk memperpendek dari kerja setiap minggu. Lebih sedikit pekerjaan

B.     DAMPAK NEGATIVE DARI OTOMATISASI KANTOR

Cenderung karyawan menjadi “machine-minders”. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer dan sebaginya. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin. Implikasi terhadap pemberi pekerjaan. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan

9.      MODEL OTOMATISASI KANTOR 

Keterangan Gambar diatas adalah :

Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi padaisi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan ( SIAmengumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.

Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer sepertipengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer . Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkanperusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkinberada di kedua area tersebut.

Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.

10.                      

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN :

                Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yangmempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuatkomputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem InformasiManajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuanutama menghasilkan informasi manajemen.

                Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi danmeningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melaluipenggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasiseperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimiletransmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagianpenalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakankecerdasan buatan (artificial intelligence).